Remplacer un coach ou un professeur de yoga absent : les solutions et ce qu'il faut vérifier

En bref

• Le vivier se prépare avant l'absence : un remplaçant se trouve mieux un mois avant qu'un dimanche soir.
• Deux façons de le faire intervenir : un CDD de remplacement, quand le professeur absent est salarié, ou la prestation d'un coach indépendant.
• Avant le premier cours, trois vérifications : la carte professionnelle, l'assurance, l'immatriculation de l'indépendant, et l'attestation de vigilance de l'URSSAF dès 5 000 € HT de prestations.
• Ce qui est convenu s'écrit : les séances, le tarif, l'annulation. Le CDD est obligatoirement écrit ; la prestation donne lieu à une facture.

Avant l'absence : préparer un vivier

Une absence se prévoit rarement. La liste de ceux qui peuvent la couvrir, elle, se prépare. Quatre sources, de la plus proche à la plus large :

• Votre équipe. Un professeur qui donne déjà d'autres cours chez vous connaît les lieux, le matériel et une partie des élèves. Si votre logiciel de réservation propose un outil de remplacement, c'est à ces professeurs-là qu'il s'adresse.
• Vos anciens professeurs, partis dans un autre studio ou installés à leur compte : ils connaissent votre façon de faire.
• Les écoles de votre ville qui forment au yoga, au Pilates ou aux métiers du sport : leurs jeunes diplômés cherchent des heures, et certaines affichent les annonces que les studios leur envoient.
• Les coachs indépendants du secteur, qui complètent leur planning par des missions en établissement.

Pour chaque cours régulier, gardez une fiche prête à envoyer : la discipline et son style, le niveau, la durée, le nombre d'élèves, le matériel (tapis, reformers, barres), le jour et l'heure. Un remplaçant dit oui plus vite quand il sait exactement ce qu'il va donner.

Deux façons de faire intervenir un remplaçant

Le CDD de remplacement

Le Code du travail autorise le contrat à durée déterminée pour remplacer un salarié absent, passé provisoirement à temps partiel ou dont le contrat est suspendu (article L1242-2). Le contrat est écrit et donne son motif précis, avec le nom et la qualification du salarié remplacé ; à défaut, il est réputé conclu pour une durée indéterminée (article L1242-12). Il est remis au remplaçant au plus tard dans les deux jours ouvrables qui suivent l'embauche (article L1242-13).

Vous êtes alors employeur : déclaration préalable à l'embauche avant le premier cours (article L1221-10), bulletin de paie, cotisations. À la fin du contrat, s'il n'est pas suivi d'un CDI, vous versez une indemnité de fin de contrat égale à 10 % de la rémunération brute (article L1243-8), et une indemnité de congés payés d'au moins un dixième de cette rémunération si le remplaçant n'a pas pu prendre ses congés (article L1242-16).

C'est la solution naturelle quand le professeur absent est lui-même salarié et que l'absence dure : un congé maternité, un arrêt long.

La prestation d'un coach indépendant

Le coach immatriculé, en micro-entreprise ou en société, intervient comme prestataire : vous convenez des séances et du tarif, il vous adresse une facture. Toute prestation de service rendue pour une activité professionnelle donne lieu à une facture, que le prestataire délivre dès la prestation réalisée et que vous conservez (article L441-9 du Code de commerce).

La loi présume qu'une personne immatriculée n'est pas liée à son client par un contrat de travail (article L8221-6), et qu'est indépendant celui dont les conditions de travail sont définies par lui-même ou par le contrat passé avec son client (article L8221-6-1). Cette présomption tombe quand le client le place dans un lien de subordination juridique permanente, en lui donnant des ordres et en contrôlant son travail comme celui d'un salarié.

En pratique, vous convenez du créneau, de la discipline, du niveau et de la salle ; le coach conduit son cours. Les indices que regardent les juges sont détaillés dans notre article Coach auto-entrepreneur ou salarié.

Ce qui change de l'un à l'autre

Pour comparer les coûts, mettez en face le tarif horaire de l'indépendant et le coût complet d'une heure de salarié : salaire brut, cotisations patronales, indemnités de fin de contrat et de congés payés. Le tarif de l'indépendant, lui, couvre ses propres cotisations, son assurance et ses déplacements : c'est pourquoi il est plus élevé qu'un salaire horaire brut.

Ce qu'on vérifie avant le premier cours

La carte professionnelle

Une personne payée pour enseigner, animer ou encadrer une activité physique ou sportive doit détenir une qualification reconnue et déclarer son activité ; elle reçoit alors une carte professionnelle (article L212-1 du Code du sport). La règle vaut pour le salarié comme pour l'indépendant. La carte se vérifie en deux minutes, avec son code QR ou sur le portail du ministère des Sports : regardez sa date de fin de validité, et vérifiez que le cours confié entre dans ce que le diplôme permet d'enseigner. Tout est détaillé dans notre article Carte professionnelle d'éducateur sportif, y compris l'affichage de la carte et du diplôme le jour du premier cours.

L'assurance

L'exploitant d'un établissement d'activités physiques ou sportives doit souscrire une assurance qui couvre sa responsabilité civile, celle des enseignants, celle de ses préposés et celle des personnes admises à pratiquer chez lui, même occasionnellement (article L321-7 du Code du sport). Prévenez votre assureur si vous faites appel à des intervenants extérieurs, et demandez au coach indépendant l'attestation de sa propre responsabilité civile professionnelle.

L'immatriculation et l'attestation de vigilance

Demandez au coach indépendant son numéro SIRET, qui figure sur ses devis et ses factures. Dès que le contrat atteint 5 000 € hors taxes, en comptant l'ensemble des paiements, vous devez en plus vérifier qu'il est à jour de ses déclarations et de ses cotisations (article L8222-1 et article R8222-1) : il vous remet une attestation de vigilance de l'URSSAF datant de moins de six mois, à la signature puis tous les six mois jusqu'à la fin du contrat (article D8222-5). Son authenticité se vérifie sur le site de l'URSSAF, avec le code de sécurité imprimé dessus.

Ce que l'accord avec un indépendant doit dire

Pour un remplacement de quelques séances comme pour un cours régulier, écrivez ce qui est convenu. La liste des points à couvrir :

• Les séances : la discipline, le niveau, les jours et les heures, le nombre de séances ou la période ;
• le tarif : à l'heure ou à la séance, hors taxes, et ce qui est payé quand ;
• l'annulation : le délai de prévenance de part et d'autre, et ce qui est dû pour une séance annulée tard ;
• le lieu et le matériel : la salle, ce que vous fournissez, ce que le coach apporte ;
• l'assurance : les attestations de chacun ;
• la facturation : la fréquence des factures et le délai de paiement.

Une liste vaut mieux qu'un modèle téléchargé : elle s'adapte à votre cours, et rien n'y figure par habitude.

Trouver un remplaçant avec FitPlace

Sur FitPlace, vous publiez gratuitement le cours à remplacer ou le créneau à couvrir, et des coachs indépendants postulent ; un badge « Vérifié » signale les diplômes que notre équipe a contrôlés sur justificatif. Vous fixez ensemble le tarif, le nombre d'heures et le planning. Quand vous êtes d'accord, FitPlace établit le contrat, encaisse les paiements période par période, reverse au coach sa part et émet les factures. Une commission de 5 % HT s'applique seulement quand une mission est conclue. Une mission compte au moins 10 heures : trois semaines de remplacement à quatre cours par semaine, ou un cours régulier pour la saison. Inscrire votre établissement est gratuit.

Foire aux questions

Peut-on faire appel à un auto-entrepreneur pour un cours régulier ?

Oui. Ce qui compte n'est pas la régularité du cours, mais les conditions dans lesquelles il est donné : le coach conduit son cours dans le cadre convenu, travaille aussi pour d'autres et vous facture ses séances. S'il reçoit des ordres et voit son travail contrôlé comme celui d'un salarié, la relation peut être requalifiée en contrat de travail.

Un remplaçant doit-il avoir la carte professionnelle ?

Oui, dès lors qu'il est payé pour enseigner, animer ou encadrer une activité physique ou sportive, qu'il soit salarié ou indépendant, et même pour quelques séances : la loi vise aussi l'exercice saisonnier ou occasionnel.

Que faire si personne n'est disponible demain matin ?

Prévenez les élèves inscrits dès que possible et proposez-leur un autre cours, un report ou un avoir. Puis remplissez votre vivier pour la prochaine fois : c'est là que se gagne le remplacement suivant.

Faut-il un contrat écrit pour deux séances ?

Pour un salarié en CDD, oui, quelle que soit la durée. Pour un indépendant, un échange écrit qui reprend les séances, le tarif et l'annulation suffit, et chaque prestation donne lieu à une facture.

Le remplaçant peut-il donner son cours à sa façon ?

Un indépendant, oui : vous convenez de la discipline, du niveau et du créneau, il décide de la façon de mener sa séance. Un salarié suit les consignes de l'établissement, comme tout salarié.

Qui est responsable en cas d'accident pendant le cours ?

Cela dépend des circonstances, mais l'assurance de l'établissement doit couvrir sa responsabilité civile, celle des enseignants et celle des pratiquants. Le coach indépendant couvre de son côté sa responsabilité civile professionnelle : vérifiez les deux attestations avant le premier cours.